Unternehmer sollten den Jahresanfang nutzen, um Tabula rasa bei ihren Geschäftspapieren zu machen. Trennen Sie sich konsequent von allen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2021 abgelaufen ist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ende des Kalenderjahres, in dem ein Vorgang abgeschlossen wurde. Viele Geschäftspapiere dürfen Sie nach sechs oder zehn Jahren vernichten. Dadurch gewinnen Sie Platz und geben Betriebsprüfern keine Gelegenheit, in Geschäfts-vorgänge vergangener Jahre Einblick zu nehmen. Wann Sie die Papiere aber über die eigentliche Aufbewahrungszeit hinaus festhalten müssen: Zum Beispiel, wenn vor dem Fristablauf bereits eine Außenprüfung begonnen hat, die auch den Zeitraum einbezieht, aus dem die Geschäftspapiere stammen.
Wann die Papiere außerdem benötigt werden: a) zur Begründung etwaiger Ansprüche gegenüber dem Finanzamt — b) im Rahmen eines laufenden oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartenden Einspruchsverfahrens — c) für ein anhängiges steuerstraf- oder bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren –